Как эффективно вести деловую переписку по электронной почте. 10 советов

19.07.2018 - 11:07

Мария Кронда, корреспондент СТВ:
Оформление делового письма, оказывается, не такая уж и простая задача. Сегодня попробуем разобраться в тонкостях деловой переписки.

Блюсти этику формального общения, значит, быть успешным в деловых кругах. Е-мейл коммуникации, ни в коем разе, не должны запятнать ни честь адресата, ни репутацию компании, ни деловой имидж. 

Ирина Лапанович, специалист по этикету:
Во-первых, коснёмся приветствия. Не используйте, пожалуйста, интернет-сленг. Не подойдёт такое: «Доброго времени суток». В современной интернет-переписке допускается использование сокращённых имен, например: «Здравствуйте, Ира!»,  вместо: «Здравствуйте, Ирина!». А также можете не использовать отчество. Обращайтесь по имени к человеку не только в приветствии, но и по тексту письма  это очень хороший стиль.

В официальном послании необходимо излагать только суть информации: структурировано и лаконично. Совершенно недопустимо пускаться в длинные рассуждения, утомляя своего адресата ненужными подробностями.

Ирина Лапанович:
Старайтесь, чтобы ваше послание уместилось в один экран. В 6-7 предложениях можно уложить всю суть письма в полной мере.

Текст письма должен быть, в первую очередь, читабельным. Не экспериментируйте со шрифтами или цветами. Не используйте Caps Lock, восклицательные знаки и разные специальные символы, в том числе, смайлики. Для удобства применяйте 14 кегль.

Ирина Лапанович:
Структурность вашему письму придадут подзаголовки, маркировочные списки и пустые строчки между абзацами. Однако, если вам нужно выделить какую-то важную тему, вы можете использовать полужирный шрифт. Но избегайте подчеркивания, потому что получатель может перепутать его со ссылкой.

Поле «Тема». На практике часто встречается ситуация, когда важные «весточки», в которых не заполнена данная строка, так и остаются непрочитанными. Тема письма привлекает внимание, поэтому обязательна для заполнения!

Ирина Лапанович:
В заключительной части всегда мы оставляем свои пожелания о дальнейших действиях получателя, однако избегайте таких моментов, которые намекают на манипуляции, например: «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество» или «Мы очень ждём от вас ответа».

Прощаться в электронном диалоге лучше стандартными фразами: «С уважением», «Мои искренние пожелания». В подписи указывайте своё имя, фамилию, должность и название компании. И не забудьте про контакты, по которым с вами можно связаться напрямую. Ведите корреспонденцию грамотно. И пусть ответно на ваш ящик приходят только добрые известия.

Люди в материале: Мария Кронда, Ирина Лапанович
Loading...


Где и о чём разговаривать на деловой встрече? Правила успешных переговоров



На носу деловая встреча, а вы ломаете голову, куда пригласить важного для сделки собеседника? Самое время заняться подбором нужной локации. Специалисты советуют отмести идею о диковинных местах и остановиться на проверенном способе: деловая встреча в уютном кафе или ресторане.

Ирина Лапанович, специалист по этикету:
Если у вас предстоят деловые переговоры, деловой разговор, возможно даже собеседование или личная важная встреча, то здесь самое главное избежать лишних звуковых помех.

Но выбор ресторана – это лишь полдела. Эксперты считают: усевшись за первый попавшийся столик, можно попасть впросак. 

Ирина Лапанович:
Неудачным выбором будет столик, который находится возле выхода, возле подсобного помещения или возле столика, за которым работает официант. Неудачным выбором будет столик в центре заведения. Почему? Потому что, во-первых, вокруг вас много людей, во-вторых, человек воспринимает взгляд, который направлен на него больше трех секунд, как угрозу.

Список этих мест специалисты обозначили черной меткой, считая их неудачными не только для переговоров, но и для банальных дружеских посиделок. Именно эти столики создают излишнюю суету и притягивают посторонние взгляды. В такой обстановке информация в одно ухо влетает, а из другого вылетает.

Ирина Лапанович:
Сделайте предпочтение столику где-то в углу или возле окна так, чтобы вам был виден зал. Если у вас предстоят очень сложные переговоры и вам нужна дополнительная уверенность в себе, садитесь всегда так, чтобы видеть выход.

Валерия Борисевич, корреспондент:
Во время деловых переговоров не стоит забывать о так называемом small talk. Сейчас мы покажем, что это такое.

Ирина, расскажите, как вам погода?

 Ирина Лапанович:
По-моему, немного прохладная для начала апреля. А как вам, Лера? Любите такую погоду или предпочитаете теплую, комфортную летнюю?

Валерия Борисевич:
Я обожаю лето.

Выражением «small talk» окрестили непринуждённую беседу перед серьёзным разговором, именно она, как считают эксперты, становится платформой для удачных переговоров.

Ирина Лапанович:
Какую информацию вы можете почерпнуть из small talk непосредственно о собеседнике? Во-первых, в каком эмоциональном состоянии он сейчас находится. Вы можете понять, на какой ноте в дальнейшем вести диалог с этим человеком, какие тематики затрагивать, какие не затрагивать именно в сегодняшнем разговоре.

Перед короткой беседой специалисты советуют изучить список так называемых стоп-тем, которые могут свести предстоящие переговоры в могилу. Однако чтобы прослыть успешным человеком, мало избегать запрещенных тем, нужно умело от них уходить.

Ирина Лапанович:
Что же это за темы-табу? Во-первых, это политика и религия, во-вторых, это финансы и ваше благосостояние и, в-третьих, вопросы здоровья, смерти, т. е. все, что у нас связано со здоровьем, а также интимные вопросы, романтика, ваши личные отношения. Если вы начнете разговор на эти темы, даже будучи отличным профессионалом, вы покажете свою социальную компетентность на очень низком уровне.

Одной из самых опасных специалисты окрестили тему политики. Если деловой партнер всё же решил проверить вас на прочность и толкнуть на скользкую тропу политической полемики, эксперты советуют не игнорировать собеседника.

Ирина Лапанович:
Политика очень часто стоит рядом с вопросами бизнеса, поэтому как нам быть в этой ситуации? В этом случае вы можете показать, что вы в курсе последних политических событий, что вы на волне социальной жизни, но в то же время, как Швейцария, сохраняйте нейтралитет.

Следуя этим простым правилам, вы сможете не только вынести из сделки максимальную выгоду, но и разгадать секрет успешных переговоров.